Unitasking : Comment faire plus en moins de temps
""Ouvrir un nouvel onglet. Consulter la boîte de réception. Répondre aux courriels. Passer à Facebook. Faire défiler l'écran sans réfléchir. Ouvrir un nouvel onglet. Il est temps de travailler. Prendre quelques notes rapides. Texte. Répéter. Jeter un coup d'œil à la liste des choses à faire... haletant."""
Vous est-il déjà arrivé de tomber dans cette série de tâches excessivement gourmandes en efforts ? Autrefois perçu comme une vertu insaisissable, le multitâche, c'est-à-dire le fait de s'occuper de plus d'une tâche à la fois, s'est avéré avoir un impact négatif sur les régions du cerveau responsables des capacités cognitives supérieures et du traitement de l'information, comme nous l'expliquons ci-dessous. Il nous ralentit souvent et augmente le nombre d'erreurs que nous commettons, tout en nous donnant un faux sentiment de productivité. [1],[2]
Les pics de dopamine provoqués par le passage rapide d'une tâche à l'autre établissent des boucles de rétroaction neuronales qu'il est difficile d'écraser. L'expérience nous montre que les solutions traditionnelles telles que la vérification des courriels seulement trois fois par jour ou la désactivation des notifications du téléphone portable sont pratiquement impossibles à adapter à long terme. Au lieu de cela, le "unitasking", qui consiste à se concentrer sur une tâche à la fois en utilisant des techniques telles que le regroupement de tâches similaires, l'élimination des distractions et l'aménagement de moments de détente, pourrait s'avérer être le moyen le plus sain de se sortir de ce piège inévitable.
Les sciences du comportement, démocratisées
Nous prenons 35 000 décisions par jour, souvent dans des environnements qui ne sont pas propices à des choix judicieux.
Chez TDL, nous travaillons avec des organisations des secteurs public et privé, qu'il s'agisse de nouvelles start-ups, de gouvernements ou d'acteurs établis comme la Fondation Gates, pour débrider la prise de décision et créer de meilleurs résultats pour tout le monde.
Que dit la science ?
Une étude menée par des chercheurs de l'université du Sussex visait à comprendre les processus neuronaux qui sous-tendent les altérations de la structure cérébrale causées par le multitâche[3]. [Les analyses IRMf et VBM ont révélé une association négative significative entre les scores de l'indice de multitâche et la densité de matière grise dans le cortex cingulaire antérieur, une région du cerveau responsable des processus cognitifs supérieurs et des processus motivationnels/émotionnels. Bien que cette étude ne soit pas concluante et qu'elle n'ait pas pu établir de lien de causalité entre le multitâche et les lésions cérébrales, elle souligne la nécessité de poursuivre les recherches sur la manière dont ce comportement omniprésent peut influer non seulement sur notre productivité, mais aussi sur notre bien-être mental et physique.
Une autre étude menée à l'université de Stanford a porté sur les performances des participants lors de tests de mémoire[4]. [Les participants ont été divisés en "multitâches médiatiques lourds" et "multitâches médiatiques légers" en fonction de leurs réponses au nombre moyen de médias consommés tout en consommant d'autres médias. Il s'est avéré que les personnes très multitâches étaient moins susceptibles de filtrer les informations non pertinentes et qu'elles privilégiaient l'exploration plutôt que l'exploitation de l'information. Ils étaient moins sélectifs lorsqu'il s'agissait de laisser entrer des informations dans leur mémoire de travail et, par conséquent, étaient plus affectés par les distracteurs et obtenaient de moins bons résultats aux tests de changement de tâche.
Citant des preuves extérieures aux laboratoires, une étude menée auprès d'employés de Microsoft a révélé qu'après avoir été interrompus par un courriel, les employés mettaient 15 minutes à retrouver le fil de leur pensée - qu'ils aient ou non répondu au courriel ! [5]
Bien que la dopamine produite par le multitâche nous rende sceptiques à l'égard des recherches qui dénoncent cette habitude, nos piles de travail apparemment sans fin - malgré nos efforts pour faire plusieurs choses à la fois - pourraient indiquer que l'unitasking est une meilleure façon de travailler.
Qu'est-ce que l'unitasking exactement ?
L'unitasking ne consiste pas simplement à travailler sur une seule tâche à la fois. Il s'agit également de travailler moins dur pendant moins d'heures, d'éliminer les distractions pendant ces heures, de regrouper les tâches similaires et de s'accorder un peu de répit.
Lorsque vous créez votre liste de tâches pour la journée, regroupez les tâches qui se complètent. Par exemple, la vérification des courriels et la réponse aux messages peuvent faire partie de la catégorie "répondre aux courriels, aux textes et aux messages" ; les recherches personnelles et la lecture peuvent être regroupées dans une catégorie "projets personnels" ; et les réunions, les rencontres et les événements peuvent être regroupés dans la catégorie "social".
Une fois le découpage terminé, l'étape suivante consiste à identifier des plages horaires pour travailler seul sans interruption. Si vous êtes étudiant, consultez votre calendrier et identifiez des plages de temps qui ne sont pas consacrées aux cours, aux réunions d'activités, aux repas ou au sommeil. En général, il s'agit de plages horaires tôt le matin, en fin d'après-midi ou en soirée. Téléchargez des applications comme "Self Control" pour votre ordinateur, qui bloquent les sites web et les distractions pendant des intervalles de temps spécifiques. Comme il est impossible de quitter l'application (comme c'est le cas pour Self Control pour les MacBooks), vous serez obligé de ne pas visiter les sites web distrayants pendant ces intervalles de temps prédéfinis. Il peut également être utile d'utiliser des techniques de fractionnement du temps comme la technique Pomodoro, qui utilise un minuteur pour diviser les segments de travail en 25 minutes suivies de courtes pauses. Travaillez pendant au moins 20 à 30 minutes sans interruption, puis faites une pause de 5 à 10 minutes. Veillez à effectuer les tâches en fonction du regroupement effectué à l'étape 1 (c'est-à-dire abordez les "projets personnels" et les "activités sociales" individuellement). Vous devrez réfléchir à la création de plages horaires en conséquence, car les catégories que vous aurez créées peuvent nécessiter des engagements temporels très différents.
Enfin, donnez-vous un peu de répit en organisant votre journée autour de vos tâches. Si vos réunions sont généralement flexibles, accordez-vous un peu de temps pour les aborder après avoir réussi à accomplir les tâches les plus urgentes de la journée. En outre, le fait de fixer une heure au-delà de laquelle vous n'êtes plus autorisé à travailler peut avoir des effets positifs, comme dormir davantage, se détendre et se sentir moins contraint par le fait d'être constamment en train de faire plusieurs choses à la fois. Pour maximiser les avantages de l'unitasking, regroupez vos tâches pour le lendemain et déterminez des plages horaires dédiées à chacune d'entre elles avant d'aller vous coucher.
Fermer cet onglet. Créez une nouvelle liste de tâches. Bloquez des plages horaires. Éliminez les distractions. Traiter chaque tâche l'une après l'autre. Vérifier la liste des tâches. Répétez l'opération. Jetez un coup d'œil à la liste des choses à faire... vous serez surpris de la quantité de travail que vous avez accomplie.
References
[1] : Altmann EM, Trafton JG, Hambrick DZ. (2014). Les interruptions momentanées peuvent faire dérailler le train de la pensée. Journal of Experimental Psychology. General, 143(1). 215-226.
[2] : Weinschenk, Susan. (2012, 18 septembre). The True Cost Of Multi-Tasking. Consulté le 20 novembre 2017 sur https://www.psychologytoday.com/blog/brain-wise/201209/the-true-cost-multi-tasking
[3] : Loh, K.K., et Kanai, R. (2014). Higher Media Multi-Tasing Activity is Associated with Smaller Gray-Matter Density in the Anterior Cingualte Cortex (Activité multi-tâches des médias plus élevée est associée à une plus petite densité de matière grise dans le cortex cingualte antérieur). PLos One 9, no, 9 : e106698.
[4] : Ophir, E., Nass, C. et Wagner, A. D. (2009). Cognitive control in media multitaskers. PNAS Proceedings of the National Academy of Sciences of the United States of America, 106(37), 15583-15587. https://dx.doi.org/10.1073/pnas.0903620106
[5] : Iqbal, S.T., Horvitz, E. (2007). Perturbation et récupération des tâches informatiques : Field Study, Analysis and Directions. In : Proceedings of the ACM Conference on Human Factors in Computing Systems (CHI 2007), San Jose, California, USA, pp. 677-686.
About the Author
Ipsitaa Khullar
Ipsitaa Khullar a obtenu sa licence à l'université de Yale, où elle a suivi un double cursus en économie et en psychologie et a mené des recherches en psychologie clinique et sociale, en comportement des consommateurs et en économie du développement. Elle étudie actuellement les différences interculturelles en matière d'"appartenance" entre les étudiants indiens et américains. Ayant passé deux étés à travailler au J-PAL, Ipsitaa s'intéresse à l'orientation des politiques publiques sur la base de principes comportementaux.
